Instrucciones
Conceptos Básicos
¿Qué es un Tablero?
Un tablero es una herramienta de gestión y seguimiento de proyectos. Es un lugar para organizar listas de pendientes, es un centro, una plataforma para gestionar todos los aspectos relacionados con tu equipo de trabajo. Los tableros son perfectos para organizar tareas y llevar control de todo detalle, además de ser óptimo para el trabajo en equipo. Flash Team 360 permite la creación de cuantos tableros sean necesarios para adaptarse a las necesidades de los distintos proyectos que pueda tener.
¿Qué es una Lista?
Una Lista contiene tarjetas las cuales representan tareas o información vinculada a los proyectos con los que se trabaja. Las Listas permiten organizar las tareas por la fase de desarrollo en el proyecto, creando así flujos de trabajo donde las tarjetas van avanzando, dependiendo la fase del proceso donde se encuentren. Flash Team 360 permite que crees cuanta listas quieras por tablero, permitiéndote organizarlas y nombrarlas según lo desees.
¿Qué es una Tarjeta?
Las Tarjetas sirven para representar tareas o ideas. Pueden crearse Tarjetas por tareas o recordatorios específicos y organizarlas en las listas dependiendo del progreso de estas mismas.
¿Qué es una Checklist?
Las Checklist son el elemento más detallado en Flash Team 360. Con esta herramienta se puede llevar un control del progreso de las tareas plasmadas en las tarjetas. Las Checklist agilizan el trabajo en equipo, ya que no solo muestra cuando partes de la tarea en ejecución son culminadas, sino que también permite saber al usuario cual miembro de su equipo lo hizo y cuando.
Manejo del Perfil
Dashboard
En esta imagen se puede apreciar el Dashboard principal de Flash Teams 360.
Manejo de Perfil
Cambio de Idioma
Para cambiar el idioma en Flash Team 360 ubica en la esquina superior derecha el botón con una bandera (española o americana). Haz click en ella y podrás seleccionar entre el idioma español o inglés para la interfaz de Flash Team 360.
Cambio de Contraseña
Para cambiar tu contraseña de Flash Team 360, en la parte superior derecha, da click al botón que se encuentra entre las opciones de cambio de idioma y tu nombre de usuario.
Al hacerlo, se desplegará un cuadro en el cual se presentarán varias opciones.
Para cambiar la contraseña haz click en la opción de “change password”. Se desplegará una ventana en la cual podrás establecer tu nueva contraseña, al hacerlo, haz click en guardar (o “save”) y tu nueva contraseña se guardará en el sistema.
Gestión de Tableros
Creación
Para crear un nuevo tablero darás click en el botón “Add New Board”, el cual se encuentra en la parte superior de la interfaz, también puede crearlos desde la sección de “Boards”.
Al hacerlo se desplegará la siguiente ventana.
Al finalizar con la selección de título, descripción e imagen de fondo, haz click en el botón “add” ubicado al fondo de la ventana, tu nuevo tablero será guardado y aparecerá en tu Dashboard de Flash Team 360.
Tableros Favoritos
Flash Team 360 permite a sus usuarios crear cuantos tableros deseen. Si un usuario maneja varios tableros de distintos proyectos y desea tener un acceso mas directo a uno de ellos, puede marcarlos como favoritos y estos aparecerán en la primera fila de su Dashboard, bajo la sección de “Bookmark”. Para marcar un tablero como favorito haz click en el botón con forma de estrella ubicado en la esquina superior derecha de los tableros.
Uso de los tableros
Para gestionar un tablero debes hacer click en el y entrarás a la interfaz de dicho tablero. En ella, podrás hacer ediciones, agregar dar acceso a otros usuarios al tablero, archivar o eliminar el tablero, y hacer uso de las listas, tarjetas y checklist. En la siguiente imagen se puede apreciar la interfaz de un tablero.
Edición de Tableros
Puedes editar el título, la descripción e incluso la imagen de fondo de tus tableros de manera sencilla. Para hacerlo, primero entra en el tablero que quieras editar.
Agregar/Eliminar miembros al Tablero
Para dar acceso a otras personas al tablero, ya sean miembros o colaboradores de tu proyecto, darás click en el botón “members”.
Duplicar Tableros
Puedes duplicar tus tableros haciendo click en el siguiente botón:
Al hacerlo se desplegará la siguiente ventana:
Luego de dar nombre al tablero duplicado haz click en “save” y este nuevo tablero aparecerá en la interfaz principal de tu cuenta de Flash Team 360.
Archivar Tableros
Puedes archivar tableros haciendo click en el siguiente botón:
Al hacerlo se desplegará la siguiente ventana:
Al hacer click en guardar, el tablero quedará archivado y no aparecerá en la interfaz principal de tu cuenta Flash Team 360. En caso de que necesites acceder a ellos después de archivarlos, en el menú de opciones de usuario, aparece la opción de acceder a ellos:
Al hacer click en “Archived Boards” aparecerá la siguiente ventana con todos los tableros que hayas archivado. Haz click en el tablero al que necesites acceder y serás llevado a la interfaz de dicho tablero.
En caso de que quieras devolver un tablero a la interfaz principal, haz click en el botón “Unarchive”.
En caso de que quieras devolver un tablero a la interfaz principal, haz click en el botón “Unarchive”.
Listas
Creación
Para agregar una nueva lista a un tablero darás click en el botón “Add New List” ubicado en la esquina superior derecha de la interfaz del tablero.
Una ventana aparecerá en la cual darás el nombre a la lista y luego darás click al botón “add”.
Al hacer esto tu nueva lista aparecerá en la interfaz del tablero.
Edición, Eliminación
Mover Listas
Haciendo click y manteniendo presionado el botón ubicado en la parte superior izquierda de la lista que quieras mover, podrás cambiar la posición de esta en el tablero.
Luego arrastraras la lista hacia la posición en que la quieras tener dentro del tablero.
Tarjetas
Creación
Para agregar tarjetas a las listas, darás click en el botón “Add Cards” en la lista en la que quieras agregar la tarjeta.
Se desplegará la siguiente ventana, en la cual podrás añadir la información de la tarjeta.
Edición
Cambio de Posición de Tarjetas
Duplicar Tarjetas
Se desplegará la siguiente ventana. En ella, podrás seleccionar a cuál de las listas del tablero copiarás la tarjeta.
Luego de hacerlo, podrás seleccionar el nombre que tendrá la tarjeta duplicada. Al finalizar, haz click en “save”.
Manejo de Tarjetas
Las tarjetas tienen funciones adicionales con las cuales podrás organizar mejor las tareas específicas de los proyectos en los que trabajas. Dichas funciones son el agregar miembros de tu equipo para trabajar en la tarjeta, la creación de Checklist, el asignar a un determinado usuario para trabajar alguna Checklist en específico, el adjuntar archivos dentro de la tarjeta y un panel de notas en el cual los todos los usuarios que trabajen dicha tarjeta pueden usar. Para acceder a dichas funciones solo debes dar click en la tarjeta que quieres editar y se desplegará la siguiente pestaña.
Cambiar nombre de Tarjeta
Haciendo click en el nombre de la tarjeta (ubicado en la parte superior de la misma, aparecerá la opción de cambiar el nombre de esta.
Luego de escribir el nuevo nombre de la tarjeta haz click en “Save” para guardar los cambios.
Estado de las Tarjetas, Completar Tarjetas
Editar Descripción de una Tarjeta
Haciendo click en la descripción de la tarjeta se desplegará la opción de editarla. Luego de hacer los cambios que desees, haz click en el botón “Save” para guardar los cambios.
Agregar usuarios a la tarjeta
Para agregar usuarios a una tarjeta darás click en el botón ubicado debajo de la sección “members”.
Al dar click en el botón, se desplegará el siguiente menú.
Creación y Manejo de Etiquetas
Puedes agregar etiquetas de colores o “Labels” a tus tarjetas para llevar un mejor control sobre ellas. Flash Team 360 no trae ninguna etiqueta por defecto, por lo tanto, tu podrás crearlas y organizarlas según tus preferencias. Hay dos formas de crear etiquetas en Flash Team 360.
La primera es a través de las opciones de usuario, haciendo click en “User Labels”.
Uso de Etiquetas
Al entrar a cualquier tarjeta veraz una sección llamada “Labels”. Al hacer click en el botón “+” se desplegará el mismo menú con el cual se crean las etiquetas.
Puedes agregar una etiqueta existente o crear una nueva, cual sea el caso, haz click al botón “add”, y la etiqueta se agregará a la tarjeta. Puedes agregar cuantas etiquetas desees por tarjeta.
Creación de Checklist
Para llevar un mejor control del progreso de alguna tarea dentro de tus proyectos, puedes crear cuantas Checklist necesites por tarjeta, las cuales sirven para resaltar pasos específicos en el cumplimiento de la tarea, además de mostrarte una barra de progreso en la tarjeta, dependiendo de cuantas Checklist hayan sido completadas. Para crear una Checklist, haz click en el botón ubicado junto a la sección de Checklist.
Se desplegará la siguiente ventana.
Manejo y Estado de Checklists
Notas
Los usuarios que trabajen la misma tarjeta pueden dejar comentarios visibles para todos a través de la sección de notas.
Al escribir el comentario, haz click en el botón “Add Note” para guardarla. Las notas aparecerán debajo de la sección y mostraran además del comentario, la fecha y el usuario que escribió la nota.
Historial de Actividad
En la sección “Activity” puedes acceder a un resumen de la actividad realizada en cada tarjeta.
Crear Plantillas de Tarjetas
Se desplegará la siguiente ventana. Selecciona el nombre que llevará la plantilla y haz click en “save”.
Al crear una nueva tarjeta, aparecerá la opción de crear a partir de las plantillas guardadas.
Administrar Plantillas de Tarjetas
En el menú de opciones de tu cuenta Flash Team 360 aparece una sección llamada “Card Templates”, haz click en ella para administrar las plantillas de tarjetas que hayas guardado.
Aparecerá la siguiente ventana. Al hacer click en la plantilla que quieres acceder, esta se abrirá.
Puedes hacer ediciones a la plantilla, también puedes eliminarla desde esta ventana.
Adjuntar Archivos a las tarjetas
Los archivos serán organizados dependiendo como los hayas agregado a la tarjeta. Estos aparecerán en la sección “Attached Files”.
Interfaz
En la interfaz principal de tu cuenta Flash Team 360 veraz un panel al inicio, este te permite un acceso directo a los tableros en los que participes, y ver el estado de las Checklist.
Boards muestra el total de tableros en los cuales participas, ya seas propietario de ellos o usuario invitado.
“Overdue Checklist” muestra cuales checklist con las que trabajas superaron su fecha de expiración sin ser completadas. Al hacer click en el botón, se desplegarán las Checklist vencidas en lista. Hacer click en una de las checklist que aparecen en lista, te llevará al tablero de dicha checklist.
“Oustanding Checklist” muestra las checklist por completar que aún no han expirado. Al igual que con “Overdue Checklist”, al hacer click en el botón, se desplegarán las Checklist por completar en lista. Hacer click en una de las checklist que aparecen en lista, te llevará al tablero de dicha checklist.
Para que las checklist aparezcan en estas estadísticas, deben tener fecha de expiración, de lo contrario el sistema no las mostrara en este panel.
Calendario
Flash Team 360 tiene un modo calendario, con el cual puedes ver el estado de las tarjetas en las cuales participas según por fecha. Para usar este modo haz click en el botón “Calendar View”.
Al hacerlo en la interfaz principal, se mostrará las tarjetas de todos los tableros en que participes según su fecha de vencimiento.
Puedes hacer click en las tarjetas desde la vista de calendario, al hacerlo el sistema te llevará a la interfaz de dicha tarjeta.
Vista Calendario en Tableros
Puedes usar la vista de calendario en tableros individuales, haciendo click en el botón “Calendar View”, ubicado en la interfaz de cada tablero.
